Motorspeed AS - redegjørelse for aktsomhetsvurderinger iht Åpenhetsloven

1. Innledning
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Åpenhetsloven) trådte i kraft 1. juli 2022. Motorspeed AS (selskapet) er omfattet av lovens virkeområde, jf. Åpenhetsloven §§2 og 3. Åpenhetsloven §4 pålegger selskapet å utføre aktsomhetsvurderinger med formål om å identifisere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Etter lovens §5 skal resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse.
Dette dokumentet inneholder en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene selskapet har utført så
langt. Formålet med redegjørelsen er å gi allmenheten innsikt i nøkkelfunnene fra aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak selskapet har iverksatt.
Redegjørelsen er strukturert som følger.
Punkt 2 inneholder en beskrivelse av selskapets organisering, ansvarsfordeling under Åpenhetsloven, samt selskapets retningslinjer og prosedyrer for håndtering og oppfølging av Åpenhetsloven. Resultatene fra aktsomhetsvurderingene selskapet har utført beskrives under punkt 3. Avslutningsvis følger en redegjørelse for tiltak selskapet har iverksatt for å følge opp resultatene fra aktsomhetsvurderingene.

2. Oversikt over organisering, ansvarsområder og retningslinjer for oppfølging av Åpenhetsloven

2.1. Organisering av virksomheten
Selskapet har to avdelinger; Motorspeed og Ruco Scandinavia.
Selskapet har fire eiere, alle er styremedlemmer og jobber i bedriften.

2.2. Driftsområder
Motorspeed driver med detaljhandel med motorsykler, snøscootere, ATVer, deler og utstyr til kjøretøyene, samt verksted. Avdeling Ruco Scandinavia driver grossistvirksomhet. Uavhengig av Åpenhetsloven er selskapet opptatt av å opptre ryddig og ærlig overfor alle vi har med å gjøre - ansatte, kunder, leverandører og andre forretningsforbindelser. Eksterne henvendelser vedrørende Åpenhetsloven sendes til post@motorspeed.no

2.3. Ansvarsområder og fordeling av oppgaver
Hovedansvaret for oppfølging og etterlevelse av Åpenhetsloven er plassert hos administrasjonen i selskapet. Daglig leder i selskapet har det overordnede ansvaret for at Åpenhetsloven etterleves, herunder gjennomføringen og publiseringer av aktsomhetsvurderinger etter lovens §§ 4 og 5.
De mer spesifikke ansvarsområdene som ligger under Åpenhetsloven delegeres slik det faller naturlig etter selskapets organisering og kan oppsummeres slik:

Plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger Ansvarlig
A. Forankre ansvarlighet i virksomhetens retningslinjer Styret
B. Kartlegge og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser Administrasjon, avd.ledere
C. Iverksette egnede tiltak for å stanse og forebygge negative konsekvenser Administrasjon, avd.ledere

Plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger
A Gi en generell beskrivelse av virksomhetens organisering og driftsområde Administrasjon
B Opplyse om faktiske negative konsekvenser og risiko for konsekvenser Administrasjon
C Opplyse om tiltak bedriften har iverksatt Administrasjon

Sikre rett til informasjon
A Enhver har rett til å stille selskapet spørsmål om punktene over Daglig leder
B Svar skal gis innen rimelig tid, og spørsmål skal besvares Daglig leder

2.4. Styrevedtak og retningslinjer, forankring av ansvarlighet og etterlevelse av Åpenhetsloven
Selskapet har i styrevedtak datert 14. november 2022 vedtatt at ansvarlighet og etterlevelse av Åpenhetsloven skal forankres i selskapets retningslinjer, både faktisk og operasjonelt. Aktsomhetsvurderinger skal utføres i henhold til OECDs rammeverk for menneskerettigheter.

2.5. Rutiner for håndtering av faktiske og mulige konsekvenser som avdekkes gjennom
aktsomhetsvurderingen Ved funn av faktiske eller mulige konsekvenser i selskapets virksomhet må det løpende vurderes om selskapets rutiner håndterer iverksettelse og oppfølging av tiltak. Er ikke rutinene dekkende for konsekvenser, oppdateres disse samtidig med at tiltak finnes/iverksettes.

3. Resultater fra aktsomhetsvurderinger

3.1. Kartlegging av leverandørkjeder og samarbeidspartnere
Selskapets arbeid med aktsomhetsvurderingene starter med å utarbeide en komplett oversikt over leverandører og samarbeidspartnere. Denne oversikten lages ved å hente opplysninger om hvilke selskaper det er betalt eller mottatt betaling fra. Listen lages pr. 31.12.2022. I tillegg har vi sett på om interne forhold i selskapet har negative konsekvenser eller vesentlig risiko for negative konsekvenser.

3.2. Avgrensing av søketreff, utvelgelse av parametere for aktsomhetsvurderinger
Etter at leverandører og samarbeidspartnere er kartlagt (se pkt. 3.1.), blir det foretatt en gjennomgang for å avgrense leverandørkjeden til et antall som er praktisk mulig å følge opp med videre undersøkelser. Vi selger bl.a. nye kjøretøy, og forretningsmodellene innen kjøretøyproduksjon innebærer en ekspansiv global leverandørkjede. Hver type kjøretøy består av tusenvis deler, satt sammen av deler fra en stor mengde underleverandører. Dette gjør tett oppfølging av leverandørkjeden arbeidskrevende, eller for noen nesten uoverkommelig. Organiseringen vanskeliggjør altså kunnskap om og oppfølging av leverandører, et hinder for ansvarlig forretningsdrift. Ulike råvarer har ulike verdikjeder, ulik anskaffelsesstruktur osv. Dette gjør at samme tilnærming til alle leverandører er uegnet. Flere verdifulle og kritiske råvarer kan kun skaffes fra noen få geografiske områder. Disse kan omfatte ressursrike områder preget av korrupsjon, konflikt, svak rettssikkerhet og manglende håndhevelse av arbeidslover. Mange av kjøretøyindustriens mest alvorlige risiki forekommer i råvareleddet. Omfanget vil bli begrenset etter en vurdering av flere parametere til de største risikoene for faktiske og potensielle negative konsekvenser for brudd på menneskerettighetene og anstendige arbeidsforhold.

Følgende kriterier legges til grunn:
* størrelse på omsetning til/fra selskapet i 2022
* varegruppe
* produksjonssted
* opprinnelsessted
* hvorvidt selskapet er omfattet av Åpenhetsloven
* hvorvidt selskapet har forpliktet seg til å følge OECDs retningslinjer

3.3. Metode for kartlegging av risiko
Siden Åpenhetsloven nylig ble iverksatt, har ikke selskapet kjennskap til hvilken metode som er best egnet til å innhente og vurdere informasjon fra virksomhetene i et utvalg. For de i utvalget som er egnet, vil det bli utarbeidet og sendt et spørreskjema. Spørreskjemaet vil gi informasjon fra flere selskaper, og gi et godt grunnlag for videre oppfølging og vurdering av om utvalget har tilfredsstillende og gode svar på våre spørsmål. For de i utvalget hvor spørreskjema ikke er egnet, må vi finne riktig fremgangsmåte etter hvert som vi får bedre erfaring med kartleggingen.

4. Planlagte tiltak for identifiserte risikoer

4.1. Hovedfunn - risikovurdering av egen virksomhet
Selskapet driver sin virksomhet i Norge, og følger lover og regler pålagt bedrifter i Norge. Selskapet utfører rutinemessige stikkprøver og kontroller av arbeidstakeres arbeidsforhold, arbeidsavtaler, sikkerheten på arbeidsplassen og bruken av etablerte HMS-rutiner. Basert på undersøkelsene som er gjort, har ikke selskapet avdekket brudd på menneskerettighetene eller risikoer for uanstendige arbeidsforhold.

4.2. Hovedfunn - risikovurdering av leverandørkjede og forretningsforbindelser
Selskapet har ikke kommet så langt at vi kan konkludere med hensyn til eventuelle tiltak som må iverksettes for å følge opp eksterne leverandører og samarbeidspartnere. Gjennom kartleggingen har vi uansett identifisert flere mulige risikofaktorer blant selskapets leverandørkjede, særlig varer og produktkategorier som er forbundet med risiko, samt leverandørers produksjon og administrasjon som foregår i land som er forbundet med høy risiko. Ettersom vi samler erfaring og informasjon, vil vi prioritere hvilke leverandører og forretningsforbindelser som behøver videre oppfølging og nærmere kontroll - samt vurdere behov for eventuelle tiltak.

4.3. Tilgjengelige tiltak
Selskapet vil vurdere hvilke tiltak som kan være aktuelle å iverksette, og hvilke prosedyrer som kan følges ved implementeringen av tiltakene. Hvilke tiltak som er egnede for å motvirke faktiske eller potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, må avgjøres konkret i lys av den identifiserte negative konsekvensen, om risikoen ligger hos en leverandør eller lenger ned i leverandørkjeden, og hvilke tiltak som må antas å kunne ha virkning.